5 herramientas que te ayudarán a gestionar tus consultas online como coach, terapeuta o psicóloga y que te harán la vida más fácil

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Ante nosotros se presenta un nuevo paradigma y una nueva normalidad: el mundo ya no es lo que era y los profesionales del área del desarrollo personal están intentando llevar el ritmo de estos cambios. Sin embargo, siempre hay un lado positivo: la transición al online, aunque sea forzada, te permitirá eliminar fronteras y conciliar mejor tu trabajo con tus propios ritmos personales. 

Tienes suerte. Cuando empecé con mi negocio lo único que podía pensar era en que necesitaba que el día tuviera 40 horas. Eso que yo soy muy buena con el orden y la organización, pero te prometo que no era capaz de gestionar mi tiempo de una forma eficiente para ser productiva y sacarle el máximo provecho a mi horario laboral. Tenía lagunas terribles y algunas cosas sencillas me llevaban mucho tiempo, eso sin contar el tiempo que me comían algunas herramientas.

En ese camino probé varias herramientas, muchas herramientas. Y, a pesar de los trompicones, mejore mis flujos de trabajo. Después de todos estos años gestionando mi propio negocio, puedo decir que sé un par de cosas sobre productividad y organización online. Es por ello que hoy quiero hablarte de las aplicaciones y herramientas que me han ayudado a mí a ser más productiva. Pero voy a ir más allá, voy a adaptarlas a tus intereses y a tu negocio para que te sirvan aún más a ti, que estás en esta transición de lo analógico a lo on-line,  y así dejes de tirarte de los pelos.

Venga, empezamos este resumen de herramientas para gestionar consultas online eficientemente.

¿Eres un coach, terapeuta o psicólogo? Descubre mis 5 herramientas para gestionar consultas online fáciles de usar y que te harán la vida más fácil online

La herramienta que programa citas con tus clientes por ti: Calendly

Esto es un must del sector ¿por qué? Si ofreces servicios de consultoría on-line o de citas presenciales necesitas comunicar tu disponibilidad, eso se traduce en un vaivén de emails o estar con el teléfono en una mano y la agenda en el otro. Una pérdida de tiempo ¿verdad?

Calendly es algo así como tu asistente virtual, esta app te ayudará a programar citas en el horario que más te convenga. Es muy sencilla de configurar, te lo prometo, y te sirve incluso si aún no tienes una página web. Por el contrario, si ya tienes una web, puedes con simples pasos incrustarla para que tus clientes reserven una cita contigo en los horarios que tengas disponibles. 

La herramienta adapta los horarios disponibles a la franja horaria en la que tus potenciales clientes vivan, establece los límites horarios en los que se puede reservar una reunión contigo e, incluso, limita el número de citas por día que se pueden programar.

Y un plus muy importante: si eliges la opción de pago tendrás a disposición una pasarela de pagos para que tus clientes paguen la reserva una vez pidan la cita. Es decir, ni siquiera tendrás que preocuparte por gestionar el pago con ellos. ¡Calendly lo hará por ti! 

Y, como Calendly se integra con otros calendarios como Google Calendar o el iCalendar, no te perderás ni una cita.

Con esta app me he sacado de encima la programación manual de citas con mis clientes. De esta forma, me evito los errores humanos de programar dos reuniones a la misma hora. Y, como el servicio de pago y de reserva ya están integradas en la web, es todo facilísimo.

calendly la herramienta qu eprograma citas por ti
Asi funciona calendly

¿Lo mejor? Tienes una versión gratuita muy potente con muchísimas funciones útiles para que le saques provecho desde ya y si decides usar su versión de pago, por tan solo 8 euros al mes tendrás acceso a casi todas las opciones.

Con Calendly es como si contrataras a tu propio asistente personal gratis o por un precio de risa.

Gestiona tus pacientes, tu negocio y tu creatividad con ClickUp

Sin esta herramienta no podría vivir. Es algo así como mi mano derecha, lo que me aterriza. ClickUp es una herramienta para gestionar proyectos, y de todas las que he probado para mí es la mejor: da una visión global de en qué parte del proyecto estás, permite a tu equipo acceder a ella y trabajar conjuntamente y, en general, te ayuda a organizarte mejor.

Yo siempre digo que me encantan tanto las listas que me hago listas de listas, así que no es de extrañar que me haya enamorado de ClickUp. La app permite crear eventos, recordatorios, tareas… que podrás asignar a ti misma o a tu equipo (si tienes). Además, cuenta hasta con una bandeja de entrada. 

click up para negocios marcas del desarrollo personal
Así podría lucir tu board de gestión de pacientes

Pero ClickUp tiene muchísimo potencial. Te voy a dar algunas ideas de cosas que podrías hacer en la herramienta para sacarle el máximo provecho:

Tener una lista de tus pacientes con columnas a medida donde indiques las alergias, el tipo de programa que siguen y la próxima fecha de sesión. Incluso puedes agregar, si quieres, una fecha para enviarle un email antes de esa cita para hacerle seguimiento o directamente una tarea que te lo recuerde.

Tener una lista para ese programa o formación que quieres hacer pero del que nunca encuentras tiempo para desarrollar. Recuerda: escribir los pasos que necesitas para conseguirlo es el primer paso para hacerlo realidad.

Podrías manejar tu inventario y automatizar alertas sobre productos con bajo stock que necesites reordenar o revisar fechas de vencimiento de productos que tengas ya.

Incluso, podrías crear tu manual de operaciones en la herramienta, para que si decides ampliar tu equipo, sea más sencillo la llegada y adaptación del nuevo miembro, podrías incluir en el manual cosas como las plantillas de los emails que usas con tus clientes, protocolos para usar en casos específicos, etc.

Además de todo lo que te he nombrado, si tienes una estrategia de Marketing para tu negocio, con ClickUp podrás gestionar y programar las publicaciones que vayas haciendo. Yo, por ejemplo, tengo una lista interminable de ideas para el blog. Cuando empiezo a hacer alguna, la paso a la categoría “en progreso” y, cuando la termino, la puedo programar para que se publique automáticamente en mis redes sociales (como Youtube) o el propio blog.

Reúnete con tus clientes y equipo por videollamada a través de un simple enlace con Zoom

Hacer tus sesiones online nunca había sido tan sencillo. Si tienes un negocio desde casa, lo más probable es que tengas que echar mano del móvil o el ordenador para reunirte con tu equipo o con tus clientes a través de una videollamada. A estas alturas ya sabrás que apps como Skype cumplen esta función, pero yo voy a explicarte por qué Zoom es mejor para ti y para tu tiempo.

¿Alguna vez te has topado con un cliente que no tiene ni idea de cómo funciona eso de internet? ¿Te ha puesto pegas para tener una reunión por videollamada porque no sabe configurar una cuenta de Skype? ¿Y si te dijera que puedes mandarle un enlace para entrar en una videollamada contigo y lo único que tiene que hacer esa persona es clickar sobre él? Solucionado. ¿No? Y no solo eso, puedes mandarle ese enlace incluso antes del día de la reunión si la programas en un calendario. Solo tendrás que recordarle a tu cliente que tiene que entrar en la reunión a la hora indicada y listo.

Pues esto es lo que Zoom te permite. Pero no acaba aquí:

Zoom te permite grabar tus llamadas en video y en audio directamente en la nube o en tu ordenador, por si necesitas volver a verlo o quieres reenviárselo a tu paciente (porque, por ejemplo, es una sesión de coaching que quieres que recuerde o porque hicieron un ejercicio de fisioterapia que necesitas que repita), o incluso a tu equipo por si compartiste alguna información concreta que necesitas que se vuelva a ver. Puedes pausar la grabación en todo momento o usarla solo en momentos concretos de la llamada.

Y no solo eso: en las reuniones de Zoom pueden llegar a participar hasta 100 personas, incluso en su versión gratuita, aunque tendrás la limitación de tiempo de 45 minutos para reuniones de más de 3 personas en la versión gratis. En las llamadas de solo dos invitados (tú y el paciente, por ejemplo), no hay limites de tiempo. En todo caso, la versión de pago es muy accesible: 13$ por mes y puedes darla de alta y de baja en cualquier momento.

¿Quieres saber dónde pierdes el tiempo? RescueTime al rescate

¿Se te van las horas del día y sientes que no has hecho nada? Igual intuyes que has estado demasiado tiempo en Instagram pero no entiendes muy bien qué está pasando.

¿Quieres conocer la cruda realidad? Instala RescueTime en el móvil y en tu ordenador y comienza a hacerle seguimiento a tu tiempo. La app analizará toda la actividad que generes en tu smartphone y desktop durante la semana y, al final de la misma, te enviará un reporte con los resultados.

Vaya. Resulta que has estado más de ocho horas en Instagram… ¡y más de 10 en WhatsApp! Así que ahí estaba el problema… Ahora que ya lo sabes, puedes marcarte el reto de dejar apartado el móvil un poquito.

La app se instala también en el ordenador, si tienes un Mac, podrás incluso dejar que la app vaya sola y olvidarte de ella pues traqueará en background toda tu actividad y la clasificara, así que lo instalas y te olvidas para siempre de ella (aunque ella no se olvidará de ti…).

¿Lo mejor? Los reportes de productividad, me encantan. Me hace entrar ganas de mejorar mi puntaje y me ha ayudado a enfocarme más en el tiempo. Sin duda, ha sido de lo mejor.

rescuetime resport de productividad personal
Así luce mi reporte del último mes *.*

Que el trabajo no se lleve por delante tu salud: utiliza Faboulous para conservar un estilo de vida saludable

Si no te llegan las 24 horas del día para atender a tu negocio, me puedo imaginar que tampoco te llegan para cuidar de ti misma. Y es que, a veces, tenemos que desconectar del trabajo y atender a nuestras necesidades.

Por eso, los días que me veo absorbida por el trabajo Fabulous  me ayuda a darme un tiempo para el self-care. Esta app es un calendario de vida saludable. Vamos, un Google Calendar que te recuerda que debes beber agua y comer una pieza de fruta.

Fabulous te propondrá una serie de retos que irán haciendo de tu vida algo mejor: beber agua nada más levantarte, echarte una siesta o hacer ejercicio. Y todo a través de pequeños pasos que te encaminarán, poco a poco, a acostumbrarte a una rutina más saludable.

¿Conocías a estas aplicaciones? ¿Cuál ha sido tu favorita? Déjame un comentario contándome qué te ha parecido o si conoces alguna herramienta más que definitivamente debamos conocer, no dejes de contarnos.

Si te interesan además este tipo de publicaciones, te recomiendo esta otra publicación donde hice una recopilación de herramientas para todo emprendedor online.

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