¿Quieres ahorrar tiempo en tu trabajo y agilizar las tareas más tediosas y repetitivas? Si contestas que no, ¡no me lo creo! En el universo que es Internet existen una gran cantidad de herramientas entre las que puedes escoger para ayudarte a gestionar, optimizar y automatizar lo máximo posible tu negocio digital. #momentoconfesión: Yo soy una frikie de esto

Cuando elegimos alguna herramienta queremos que responda al menos a estas tres preguntas:

1. ¿Es fácil de usar?
2. ¿Me ahorra tiempo?
3. ¿Hace lo que ofrece?

Llevo bastante tiempo probando aplicaciones, buscando las que realmente se adapten a mi y a mi negocio, que funcionen sin problemas, mejoren mi productividad y me ayuden a gestionar mis procesos con mis clientes.

Las 5 herramientas que necesitas para organizar tu negocio online

01. El gestor de correo electrónico con mayores integraciones del mercado

Me gustaría comenzar por lo más importante para mi: la gestión del correo electrónico. Tu email puede ser una jungla descontrolada o el jardín de Marie Kondo, esto depende solo y exclusivamente de ti. Pero no vengo a hablar de orden en el correo, hoy vengo a hablarte de GMail. La razón por la que te aconsejo establecer el campamento base de tu correo electrónico dentro de las plataformas de Google es por todas las funcionalidades extra que trae consigo.

• Puedes usar tu correo electrónico profesional tunombre@tudominio.com directamente en la interfaz.
• Puedes tener más de un correo electrónico en el mismo email.
• Tienes espacio de almacenamiento gratuito y en el cloud (puedes acceder desde cualquier ordenador, no como OutLook)
• Es más sencillo dar un acceso controlado, en el caso de tener que delegar la gestión del email a un asistente virtual.
• Tendrás acceso a aplicaciones de terceros como CRM, Gestores de Proyectos o el popular Zapier.
• Tendrás acceso gratuito a aplicaciones y herramientas de Google como el cloud, las herramientas de creación de contenido, agenda, calendario.
• Es uno de los sistemas de correos más seguros a nivel mundial.

Gmail viene por defecto con algunos GB gratuitos, pero puedes adquirir más en cualquier momento por un costo irrisorio. Además, puedes usar su extensión de Back Up para sincronizar una carpeta de tu ordenador automáticamente con tu carpeta en el cloud (Google Drive) y así te olvidas de las copias de seguridad de archivos de clientes.

Personalmente, mi negocio no existiría sin Google, y con estas pocas palabras creo que has entendido que soy muy fan de él #momentoconfesión. ¿Se nota mucho?

02. Automatizar la gestión de citas online teniendo en cuenta tu agenda

¿Alguna vez has intentado organizar una cita por correo electrónico? Exacto. Es, por lo general, una pesadilla. El resultado son siempre muchos emails. Ya ni hablemos si por alguna razón hay que cambiar la cita… Sálvese quien pueda.

Mi solución ha sido usar un programador de citas online como Calendly. Es muy fácil de usar: en el plan gratuito creas un evento y estableces las disponibilidades, sincronizas tu agenda online (en mi caso mi iCalendar) y obtienes un link que puedes compartir con tus clientes. Cuando necesito organizar una cita, comparto el link con el cliente para que simplemente haga clic en el enlace y elija la fecha y hora que mejor le convenga de entre las que estoy disponible, rellena sus datos y ¡listo!

¡Te quita todo el trabajo por completo!

PRO: Es sencillo de usar tanto para ti una vez lo configuras, como para el cliente que elige la fecha. Se integra con tu calendario de Google, Apple, Office 365 o Outlook y, además, tiene un plan gratuito que funciona de maravilla si solo tienes un tipo de evento. Puedes tener eventos de pago como citas o asesorías, y hacer que el cliente pague al momento de reservar. Y lo que más me gusta: lo limpio de su interfaz.

CONTRA: Si necesitas más de un tipo de evento, necesitarás actualizar a un plan pagado. Algunas funcionalidades extras e integraciones con apps de terceros también requieren la opción de pago. Pero, en general, es el más económico y, en mi experiencia, el que mejor funciona.

Otra cosa es que la versión gratuita no permite personalizar los emails que envía. Sin embargo, no es un gran problema porque las notificaciones de correo electrónico de Calendly están muy bien.

Aplicaciones similares: SimpleBookMe, Accuity, YouCanBookMe, BookLikeABoss

03. Tutela tu negocio y tu trabajo con un contrato firmado por ti y tu cliente

Los contratos son fundamentales en los servicios online, te tutelan a ti y a tu cliente en el caso de que algo ocurra, y puede ocurrir (que te lo digo yo). Antes, necesitábamos tener un contrato impreso que debía firmarse en persona. Luego pasamos a imprimir el contrato, firmarlo, escanearlo, enviarlo y esperar a que el cliente hiciera lo mismo. Hoy en día hemos realizado grandes progresos en este ámbito y existen aplicaciones como HelloSign que nos ayudan a hacer este trabajo por nosotros.

Hellosign te permite enviar contratos electrónicamente y, de esta manera, tu cliente con un par de botones podrá firmarlo directamente. Al final, HelloSign enviará una copia a ambos y guardará el contrato en tu cuenta.

Otra de las ventajas de HelloSign es que se integra con Google Drive y permite solicitar la firma de un contrato directamente desde un archivo en el que estés trabajando en tu cloud.

El contra del plan gratuito en HelloSign es que solo puedes enviar tres documentos por mes. Si te unes a traves de mi link tendrás un documento extra como regalo de la app. Por lo general, es más que suficiente el número mensual de documentos que ofrece pero si necesitas más, puedes subir de plan y acceder al envío de documentos ilimitados.

A ver, el plan de pago tampoco es exorbitante. Por otro lado, y esto como última perlita, te dejo una entrada de Caribay donde habla de HelloSign y el RGPD por si tenias alguna duda sobre su compatibilidad con la famosa ley.

04. El gestor de proyectos más potente del mercado y totalmente gratuito

Quiero hablarte de mi gran revelación: ClickUp. Esta es una herramienta gratuita de gestión de proyectos enfocada a la productividad que puedes utilizar en solitario o con tus clientes y miembros de equipo, totalmente gratis, para potenciar tu productividad.

En caso de que no sepas de qué hablo, un gestor de proyectos consiste en un espacio en línea donde manejar todos tus proyectos activos (personales o de empresa) y que te ayuda a identificar cuáles son los próximos pasos a realizar. Puedes entre otras cosas: asignar tareas, fechas de entrega, fechas límite, subir documentos, medir el tiempo que inviertes en cada actividad, clasificarlo y sincronizarlo con tu calendario.

¿Porque deberías implementar un gestor de proyectos en tu empresa?

Vaya, esto merece un post entero, pero para comenzar: puedes asignar tareas a tus clientes y asegurarte de que se acuerden de hacerla y entregarlas, cosas como, por ejemplo, los pagos o la entrega de material. Cuando la fecha de vencimiento se acerca, el programa en automático le envía un recordatorio.

Otra de las ventajas es que puede crear tareas recurrentes que se agregan automáticamente  a tu calendario o al calendario de tu cliente de forma regular.

Podría seguir hablando más y más, pero esto merece un post completo. Prometido. Por lo pronto, te dejo una tabla de comparación entre ClickUp y los gestores de proyectos más populares, para que veas todo lo que trae en su versión gratuita.

Aplicaciones similares: Asana, Trello, basecamp, Airtable, Monday

05.  Un sistema online de facturación con pasarela de pago integrada

Wave App es una herramienta gratuita de contabilidad y facturación online. A pesar de estar en inglés y algún que otro detalle, sigue siendo mi favorita y a la que vuelvo siempre cuando me desenamoro de las apps que voy probando.

PRO: Es gratis, es muy fácil de usar, puedes aceptar pagos con tarjetas con Stripe o Paypal, se integra con Zapier con lo que permite automatizar procesos, puedes cargar tus gastos, te permite establecer los impuestos a aplicar y tener tus líneas de productos o servicios además de crear presupuestos sencillos con pocos clics. Incluye además los informes que necesitas (como los informes de pérdidas y ganancias) y también los informes por cliente.

He probado varias herramientas de contabilidad en los últimos años, pero Wave sigue siendo mi favorita.

CONTRA: Solo puedes recibir pagos en tu propia moneda y no puedes importar transacciones automáticamente desde Stripe. Tienes que importarlas manualmente. La otra pega, y es lo único que de verdad me fastidia, es que algunos campos de la factura se muestran en inglés: como la fecha. Esto me da mucha rabia y por eso le pongo los cuernos y busco alternativas.

Aplicaciones similares: Billin (gratuita con limitaciones) Fiskl (gratuita con limitaciones, es la que estoy probando ahora) Quaderno (totalmente de pago).

Además de tener una aplicación para gestionar la facturación, mi consejo es que dediques un día específico al mes para tu contabilidad. Haciendo esto, dedicarás 1 o 2 horas para mantener actualizados todos tus números.

Lo que yo hago

Abro mi aplicación, ingreso mis recibos y clasifico todas mis transacciones del mes, reviso las facturas pagadas y analizo mis números. Veo lo que ha funcionado, lo que no, los pagos retrasados, etc. ¡Listo! ¿Por qué te recomiendo esto? Te evitará vivir el caos y la desesperación de la temporada de impuestos cuando, por culpa de la procrastinación, acabas organizando y revisando todo en el último minuto.

Y AHORA YA SÍ, CUÉNTAME…

¿Conocías alguna de estas herramientas? ¿Las usas en tu día a día para gestionar tu negocio digital? ¡Déjame un comentario contándomelo, estaré encantada de leerte!

Y si conoces a alguien que debería conocer alguna de estas herramientas, comparte esta entrada usando los botones de aquí abajo. Así no solo me ayudas a mí, sino que también harás que esa persona encuentra solución a un problema. Grazie!